🚀 Početak rada
Kako kreirati prvog chatbota?▼
- Registrirajte se na guestbuddy.co/register za 14 dana besplatnog testiranja
- Potvrdite svoju email adresu
- Kliknite "Kreiraj Chatbot" i unesite podatke o smještaju
- Dodajte poruku dobrodošlice i informacije o smještaju
- Pregledajte chatbot i podijelite link gostima
Koliko traje besplatno testiranje?▼
Dobivate 14 dana besplatno za testiranje svih funkcionalnosti! Chatbot je potpuno funkcionalan tijekom probnog perioda. Kartica se unosi pri registraciji ali se ne tereti dok probni period ne završi.
Koje informacije uključiti u chatbot?▼
Uključite sve što gosti obično pitaju:
- WiFi naziv mreže i lozinka
- Vrijeme check-in/check-out i upute
- Lokacija ključa ili pristupni kodovi
- Informacije o parkingu
- Obližnji restorani, plaže, atrakcije
- Kućna pravila i hitni kontakti
- Upute za uređaje (klima, TV, perilica)
💬 Funkcionalnosti Chatbota
Koje jezike chatbot podržava?▼
Chatbot automatski prepoznaje i odgovara na jeziku gosta. Podržava sve glavne jezike uključujući engleski, njemački, talijanski, španjolski, francuski, hrvatski, slovenski i mnoge druge.
Mogu li prilagoditi izgled chatbota?▼
Da! Možete:
- Dodati svoju fotografiju/avatar
- Prilagoditi poruku dobrodošlice
- Postaviti naziv i tip smještaja
- Odabrati primarni jezik
Kako podijeliti chatbot s gostima?▼
Nakon objave chatbota, dobivate jedinstveni link (npr. guestbuddy.co/naziv-smjestaja). Možete:
- Poslati link direktno gostima
- Generirati QR kod za ispis i postavljanje u smještaju
- Uključiti ga u poruke potvrde rezervacije
💳 Naplata i Pretplata
Koliko košta GuestBuddy?▼
Cijena ovisi o tipu smještaja:
- Apartman/Kuća: 4,99€/mjesec ili 49€/godišnje
- Hotel/Hostel: 14,99€/mjesec ili 149€/godišnje
- Kamp: 29,99€/mjesec ili 299€/godišnje
Godišnji planovi štede ~17% u odnosu na mjesečnu naplatu.
Mogu li otkazati pretplatu?▼
Da, možete otkazati bilo kada iz admin panela. Chatbot ostaje aktivan do kraja naplatnog razdoblja. Također nudimo 14-dnevnu garanciju povrata novca.
📅 Kalendar i Rezervacije
Kako funkcionira kalendar rezervacija?▼
Kalendar vam omogućuje upravljanje svim rezervacijama na jednom mjestu:
- Pregled svih rezervacija u kalendaru po mjesecima
- Ručno dodavanje novih rezervacija s podacima o gostu
- Automatska sinkronizacija s Booking.com i Airbnb platformama
- Izvoz kalendara u iCal formatu za dijeljenje s drugim platformama
- Pregled statusa sinkronizacije i zadnje ažuriranje
Kako povezati kalendar s Booking.com i Airbnb?▼
Sinkronizacija je jednostavna:
- Otvorite kalendar za vaš smještaj u admin panelu
- Kliknite "Sinkronizacija" gumb
- Unesite iCal URL s Booking.com (nalazi se u Extranet → Kalendar → Sync kalendara)
- Unesite iCal URL s Airbnb (nalazi se u Kalendar → Dostupnost → Povezivanje kalendara)
- Spremite postavke - kalendar se automatski sinkronizira svakih sat vremena
Također možete kopirati GuestBuddy iCal link i uvesti ga u druge platforme za dvosmjernu sinkronizaciju.
✉️ Automatizirane Poruke Gostima
Što su automatizirane poruke?▼
Automatizirane poruke šalju se gostima emailom prije dolaska:
- Poruka dobrodošlice: Šalje se 3 dana prije dolaska s osnovnim informacijama
- Podsjetnik za check-in: Šalje se 1 dan prije dolaska kao podsjetnik
- Prilagođene poruke: Kreirajte vlastite poruke za bilo koji broj dana prije dolaska
Svaka poruka može sadržavati link za online check-in i QR kod za pristup chatbotu.
Kako kreirati automatsku poruku?▼
- Otvorite "Poruke" za vaš smještaj u admin panelu
- Kliknite "Nova poruka" ili koristite predloške za brzo postavljanje
- Odaberite tip poruke (dobrodošlica, podsjetnik, prilagođena)
- Unesite naslov i tekst poruke na željenim jezicima (HR, EN, DE)
- Označite opciju za uključivanje check-in linka ako želite
- Odaberite koliko dana prije dolaska se poruka šalje
- Spremite predložak - poruke se automatski šalju gostima prema rezervacijama
Na kojem jeziku se šalju poruke?▼
Poruke se automatski šalju na jeziku gosta ako ste ga unijeli u rezervaciju. Ako jezik nije poznat, šalju se na engleskom. Preporučamo da kreirate predloške na hrvatskom, engleskom i njemačkom jeziku za najbolju pokrivenost.
📝 Online Check-in Forma
Što je online check-in forma?▼
Online check-in forma omogućuje gostima da ispune svoje podatke prije dolaska:
- Osobni podaci gosta (ime, prezime, datum rođenja)
- Državljanstvo i podaci o dokumentu (osobna iskaznica ili putovnica)
- Kontakt informacije (email, telefon)
- Datumi dolaska i odlaska
Podaci se automatski spremaju i možete ih pregledati, pretražiti ili izvesti u Excel.
Kako podijeliti check-in link s gostima?▼
Imate nekoliko opcija:
- Automatizirane poruke: Označite opciju "Uključi check-in link" u predlošku poruke
- Ručno slanje: Kopirajte check-in link iz admin panela i pošaljite ga gostu
- QR kod na posteru: Gost skenira QR kod i dobije pristup formi
Check-in forma je prilagođena mobilnim uređajima i jednostavna za korištenje.
Kako pregledati ispunjene check-in podatke?▼
U admin panelu kliknite "Check-ini" za vaš smještaj. Možete:
- Pregledati sve goste koji su ispunili formu
- Pretraživati po imenu, prezimenu ili broju dokumenta
- Izvesti podatke u Excel za evidenciju ili prijavu turistima
- Uključiti email obavijesti kada gost ispuni formu
🖼️ Posteri i QR Kodovi
Što su GuestBuddy posteri?▼
Posteri su profesionalno dizajnirani materijali za ispis koje možete postaviti u smještaj:
- Sadrže QR kod koji vodi do vašeg chatbota
- Prikazuju naziv smještaja i višejezične upute
- Dolaze u raznim stilovima: Modern, Beach, City, Mountain, Villa, Elegant, Boho, Friendly
- Za nautičare: Captain, Sailor, Yacht dizajni
Gosti jednostavno skeniraju QR kod mobitelom i odmah dobiju pristup chatbotu s informacijama.
Kako isprintati poster?▼
- U admin panelu pronađite sekciju "Posteri i QR kodovi" za vaš smještaj
- Pregledajte dostupne dizajne i odaberite onaj koji odgovara vašem stilu
- Kliknite na poster za otvaranje pregleda za ispis
- Koristite gumb "Isprintaj poster" ili Ctrl+P
- Preporučeni format je A4 ili A3 za najbolju vidljivost
Gdje postaviti poster?▼
Preporučena mjesta za postavljanje:
- Ulaz: Blizu ulaznih vrata da gosti odmah vide
- Kuhinja: Na hladnjaku ili ploči za poruke
- Dnevni boravak: Na vidljivom mjestu kraj TV-a
- Spavaća soba: Na noćnom ormariću ili zidu
- Za plovila: U kabini ili salonu
Cilj je da gosti mogu brzo pronaći pomoć kad im zatreba.
🚀 Getting Started
How do I create my first chatbot?▼
- Register at guestbuddy.co/register to start your 14-day free trial
- Verify your email address
- Click "Create Chatbot" and fill in your property details
- Add a welcome message and property information
- Preview your chatbot and share the link with guests
How long is the free trial?▼
You get 14 days free to test all features! Your chatbot is fully functional during the trial. Card is collected at signup but not charged until the trial ends.
What information should I include?▼
Include everything guests typically ask about:
- WiFi network name and password
- Check-in/check-out times and instructions
- Key location or access codes
- Parking information
- Nearby restaurants, beaches, attractions
- House rules and emergency contacts
- Appliance instructions (AC, TV, washing machine)
💬 Chatbot Features
What languages does the chatbot support?▼
The chatbot automatically detects and responds in the guest's language. It supports all major languages including English, German, Italian, Spanish, French, Croatian, Slovenian, and many more.
Can I customize the chatbot's appearance?▼
Yes! You can:
- Add your own host photo/avatar
- Customize the welcome message
- Set your property name and type
- Choose your primary language
How do I share the chatbot with guests?▼
After publishing, you get a unique link. You can:
- Send the link directly to guests
- Generate a QR code to print and display
- Include it in booking confirmation messages
💳 Billing & Subscription
How much does GuestBuddy cost?▼
Pricing depends on property type:
- Apartment/House: €4.99/month or €49/year
- Hotel/Hostel: €14.99/month or €149/year
- Camp: €29.99/month or €299/year
Annual plans save ~17% compared to monthly billing.
Can I cancel my subscription?▼
Yes, you can cancel anytime from your admin panel. Your chatbot remains active until the end of your billing period. We also offer a 14-day money-back guarantee.
📅 Calendar & Reservations
How does the reservation calendar work?▼
The calendar allows you to manage all reservations in one place:
- View all reservations in a monthly calendar view
- Manually add new reservations with guest details
- Automatic synchronization with Booking.com and Airbnb platforms
- Export calendar in iCal format to share with other platforms
- View sync status and last update time
How do I sync the calendar with Booking.com and Airbnb?▼
Synchronization is simple:
- Open the calendar for your property in the admin panel
- Click the "Sync" button
- Enter the iCal URL from Booking.com (found in Extranet → Calendar → Sync calendar)
- Enter the iCal URL from Airbnb (found in Calendar → Availability → Connect calendars)
- Save settings - the calendar syncs automatically every hour
You can also copy the GuestBuddy iCal link and import it into other platforms for two-way synchronization.
✉️ Automated Guest Messages
What are automated messages?▼
Automated messages are sent to guests via email before their arrival:
- Welcome message: Sent 3 days before arrival with basic information
- Check-in reminder: Sent 1 day before arrival as a reminder
- Custom messages: Create your own messages for any number of days before arrival
Each message can include an online check-in link and QR code for chatbot access.
How do I create an automated message?▼
- Open "Messages" for your property in the admin panel
- Click "New message" or use templates for quick setup
- Select the message type (welcome, reminder, custom)
- Enter the subject and message text in desired languages (EN, HR, DE)
- Check the option to include check-in link if desired
- Choose how many days before arrival the message should be sent
- Save the template - messages are automatically sent to guests based on reservations
In which language are messages sent?▼
Messages are automatically sent in the guest's language if you've entered it in the reservation. If the language is unknown, messages are sent in English. We recommend creating templates in English, Croatian, and German for best coverage.
📝 Online Check-in Form
What is the online check-in form?▼
The online check-in form allows guests to fill in their details before arrival:
- Personal guest information (first name, last name, date of birth)
- Citizenship and document details (ID card or passport)
- Contact information (email, phone)
- Arrival and departure dates
Data is automatically saved and you can view, search, or export it to Excel.
How do I share the check-in link with guests?▼
You have several options:
- Automated messages: Check the "Include check-in link" option in your message template
- Manual sending: Copy the check-in link from the admin panel and send it to the guest
- QR code on poster: The guest scans the QR code and gets access to the form
The check-in form is mobile-friendly and easy to use.
How do I view completed check-in data?▼
In the admin panel, click "Check-ins" for your property. You can:
- View all guests who have completed the form
- Search by name, surname, or document number
- Export data to Excel for records or tourist registration
- Enable email notifications when a guest completes the form
🖼️ Posters & QR Codes
What are GuestBuddy posters?▼
Posters are professionally designed printable materials you can display in your property:
- Feature a QR code that leads to your chatbot
- Display property name and multilingual instructions
- Come in various styles: Modern, Beach, City, Mountain, Villa, Elegant, Boho, Friendly
- For boat owners: Captain, Sailor, Yacht designs
Guests simply scan the QR code with their phone and instantly access the chatbot with information.
How do I print a poster?▼
- In the admin panel, find the "Posters & QR Codes" section for your property
- Browse available designs and choose one that matches your style
- Click on the poster to open the print preview
- Use the "Print poster" button or Ctrl+P
- Recommended format is A4 or A3 for best visibility
Where should I place the poster?▼
Recommended placement locations:
- Entrance: Near the front door so guests see it immediately
- Kitchen: On the refrigerator or message board
- Living room: In a visible spot near the TV
- Bedroom: On the nightstand or wall
- For boats: In the cabin or salon
The goal is for guests to quickly find help when they need it.
🚀 Erste Schritte
Wie erstelle ich meinen ersten Chatbot?▼
- Registrieren Sie sich unter guestbuddy.co/register für 14 Tage kostenlos
- Bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse
- Klicken Sie auf "Chatbot erstellen" und geben Sie Ihre Unterkunftsdaten ein
- Fügen Sie eine Willkommensnachricht und Unterkunftsinformationen hinzu
- Überprüfen Sie Ihren Chatbot und teilen Sie den Link mit Gästen
Wie lange ist die kostenlose Testphase?▼
Sie erhalten 14 Tage kostenlos, um alle Funktionen zu testen! Ihr Chatbot ist während der Testphase voll funktionsfähig. Kartendaten werden bei der Anmeldung erfasst, aber erst nach Ablauf der Testphase belastet.
Welche Informationen sollte ich einbeziehen?▼
Fügen Sie alles ein, was Gäste normalerweise fragen:
- WiFi-Netzwerkname und Passwort
- Check-in/Check-out-Zeiten und Anweisungen
- Schlüsselstandort oder Zugangscodes
- Parkinformationen
- Nahegelegene Restaurants, Strände, Attraktionen
- Hausregeln und Notfallkontakte
- Geräteanweisungen (Klimaanlage, TV, Waschmaschine)
💬 Chatbot-Funktionen
Welche Sprachen unterstützt der Chatbot?▼
Der Chatbot erkennt automatisch die Sprache des Gastes und antwortet entsprechend. Er unterstützt alle gängigen Sprachen, darunter Englisch, Deutsch, Italienisch, Spanisch, Französisch, Kroatisch, Slowenisch und viele mehr.
Kann ich das Erscheinungsbild anpassen?▼
Ja! Sie können:
- Ihr eigenes Gastgeberfoto/Avatar hinzufügen
- Die Willkommensnachricht anpassen
- Name und Typ der Unterkunft festlegen
- Ihre Hauptsprache wählen
💳 Abrechnung & Abonnement
Wie viel kostet GuestBuddy?▼
Die Preise hängen vom Unterkunftstyp ab:
- Apartment/Haus: 4,99€/Monat oder 49€/Jahr
- Hotel/Hostel: 14,99€/Monat oder 149€/Jahr
- Campingplatz: 29,99€/Monat oder 299€/Jahr
Jahrespläne sparen ~17% im Vergleich zur monatlichen Abrechnung.
Kann ich mein Abonnement kündigen?▼
Ja, Sie können jederzeit über Ihr Admin-Panel kündigen. Ihr Chatbot bleibt bis zum Ende Ihres Abrechnungszeitraums aktiv. Wir bieten auch eine 14-tägige Geld-zurück-Garantie.
📅 Kalender & Reservierungen
Wie funktioniert der Reservierungskalender?▼
Der Kalender ermöglicht Ihnen die Verwaltung aller Reservierungen an einem Ort:
- Übersicht aller Reservierungen in der Monatsansicht
- Manuelles Hinzufügen neuer Reservierungen mit Gastdaten
- Automatische Synchronisierung mit Booking.com und Airbnb
- Kalenderexport im iCal-Format zum Teilen mit anderen Plattformen
- Anzeige des Synchronisierungsstatus und der letzten Aktualisierung
Wie synchronisiere ich den Kalender mit Booking.com und Airbnb?▼
Die Synchronisierung ist einfach:
- Öffnen Sie den Kalender für Ihre Unterkunft im Admin-Panel
- Klicken Sie auf die Schaltfläche "Sync"
- Geben Sie die iCal-URL von Booking.com ein (zu finden unter Extranet → Kalender → Kalender synchronisieren)
- Geben Sie die iCal-URL von Airbnb ein (zu finden unter Kalender → Verfügbarkeit → Kalender verknüpfen)
- Speichern Sie die Einstellungen - der Kalender synchronisiert sich automatisch stündlich
Sie können auch den GuestBuddy iCal-Link kopieren und in andere Plattformen importieren für eine bidirektionale Synchronisierung.
✉️ Automatisierte Gästenachrichten
Was sind automatisierte Nachrichten?▼
Automatisierte Nachrichten werden per E-Mail an Gäste vor ihrer Ankunft gesendet:
- Willkommensnachricht: Wird 3 Tage vor Ankunft mit grundlegenden Informationen gesendet
- Check-in-Erinnerung: Wird 1 Tag vor Ankunft als Erinnerung gesendet
- Individuelle Nachrichten: Erstellen Sie eigene Nachrichten für beliebig viele Tage vor Ankunft
Jede Nachricht kann einen Online-Check-in-Link und QR-Code für den Chatbot-Zugang enthalten.
Wie erstelle ich eine automatisierte Nachricht?▼
- Öffnen Sie "Nachrichten" für Ihre Unterkunft im Admin-Panel
- Klicken Sie auf "Neue Nachricht" oder nutzen Sie Vorlagen für schnelle Einrichtung
- Wählen Sie den Nachrichtentyp (Willkommen, Erinnerung, Individuell)
- Geben Sie Betreff und Nachrichtentext in gewünschten Sprachen ein (DE, EN, HR)
- Aktivieren Sie die Option zum Einbinden des Check-in-Links falls gewünscht
- Wählen Sie, wie viele Tage vor Ankunft die Nachricht gesendet werden soll
- Speichern Sie die Vorlage - Nachrichten werden automatisch basierend auf Reservierungen an Gäste gesendet
In welcher Sprache werden Nachrichten gesendet?▼
Nachrichten werden automatisch in der Sprache des Gastes gesendet, wenn Sie diese in der Reservierung angegeben haben. Ist die Sprache unbekannt, werden Nachrichten auf Englisch gesendet. Wir empfehlen, Vorlagen auf Deutsch, Englisch und Kroatisch zu erstellen für beste Abdeckung.
📝 Online-Check-in-Formular
Was ist das Online-Check-in-Formular?▼
Das Online-Check-in-Formular ermöglicht Gästen, ihre Daten vor der Ankunft einzugeben:
- Persönliche Gastdaten (Vorname, Nachname, Geburtsdatum)
- Staatsangehörigkeit und Dokumentdaten (Personalausweis oder Reisepass)
- Kontaktinformationen (E-Mail, Telefon)
- Ankunfts- und Abreisedatum
Daten werden automatisch gespeichert und Sie können sie ansehen, durchsuchen oder nach Excel exportieren.
Wie teile ich den Check-in-Link mit Gästen?▼
Sie haben mehrere Möglichkeiten:
- Automatisierte Nachrichten: Aktivieren Sie die Option "Check-in-Link einbinden" in Ihrer Nachrichtenvorlage
- Manuelles Senden: Kopieren Sie den Check-in-Link aus dem Admin-Panel und senden Sie ihn an den Gast
- QR-Code auf Poster: Der Gast scannt den QR-Code und erhält Zugang zum Formular
Das Check-in-Formular ist mobilfreundlich und einfach zu bedienen.
Wie sehe ich ausgefüllte Check-in-Daten ein?▼
Im Admin-Panel klicken Sie auf "Check-ins" für Ihre Unterkunft. Sie können:
- Alle Gäste anzeigen, die das Formular ausgefüllt haben
- Nach Name, Nachname oder Dokumentnummer suchen
- Daten nach Excel exportieren für Aufzeichnungen oder Touristenmeldung
- E-Mail-Benachrichtigungen aktivieren, wenn ein Gast das Formular ausfüllt
🖼️ Poster & QR-Codes
Was sind GuestBuddy-Poster?▼
Poster sind professionell gestaltete Druckmaterialien, die Sie in Ihrer Unterkunft aufhängen können:
- Enthalten einen QR-Code, der zu Ihrem Chatbot führt
- Zeigen den Unterkunftsnamen und mehrsprachige Anleitungen
- Verfügbar in verschiedenen Stilen: Modern, Beach, City, Mountain, Villa, Elegant, Boho, Friendly
- Für Bootsbesitzer: Captain, Sailor, Yacht Designs
Gäste scannen einfach den QR-Code mit ihrem Handy und erhalten sofort Zugang zum Chatbot mit Informationen.
Wie drucke ich ein Poster?▼
- Finden Sie im Admin-Panel den Bereich "Poster & QR-Codes" für Ihre Unterkunft
- Durchstöbern Sie die verfügbaren Designs und wählen Sie eines, das zu Ihrem Stil passt
- Klicken Sie auf das Poster, um die Druckvorschau zu öffnen
- Nutzen Sie die Schaltfläche "Poster drucken" oder Strg+P
- Empfohlenes Format ist A4 oder A3 für beste Sichtbarkeit
Wo sollte ich das Poster aufhängen?▼
Empfohlene Platzierungsorte:
- Eingang: In der Nähe der Eingangstür, damit Gäste es sofort sehen
- Küche: Am Kühlschrank oder an einer Pinnwand
- Wohnzimmer: An einem sichtbaren Ort in der Nähe des Fernsehers
- Schlafzimmer: Auf dem Nachttisch oder an der Wand
- Für Boote: In der Kabine oder im Salon
Das Ziel ist, dass Gäste schnell Hilfe finden, wenn sie sie brauchen.